Ловушки рабочего времени и 7 способов борьбы с ними

 источник

Ошибка №1: Делать срочное вместо важного

Незнакомый с основами тайм-менеджмента офисный сотрудник много времени тратит на отработку незначительных вопросов, вместо того, чтобы сконцентрироваться на чем-то серьезном и глобальном.

«Очень часто я сталкиваюсь с тем, что человек не знает и ему никто не объяснял, что организацией своего рабочего времени надо заниматься. Обычно бывает так: он прибежал на работу, почта прилетела, начались звонки и его «затянуло» течением. Куда выведет – туда и выведет. Результат работы при этом прогнозировать довольно сложно», – рассказал «Газете.Ru» автор многочисленных книг по тайм-менеджменту, зав. кафедрой тайм-менеджмента Московского Финансово-промышленного университета Глеб Архангельский. По его мнению, выстраивать рабочий день нужно вокруг самого важного, а текущие дела (например, почта и звонки) должны стоять на втором плане.

«Нужно ставить барьеры. Отвечать только на важные звонки, проверять почту не чаще двух раз в день. Начальное время рабочих периодов, как самое продуктивное, лучше тратить на серьезные вопросы, не размениваясь по мелочам. А если ваша работа требует более частого просмотра почтового ящика, в этом случае можно установить таймер – раз в час – и спокойно сосредоточится на основной работе».

Ошибка №2: Хаос большого количества задач

Даже в том случае, если человек делает попытки сознательно спланировать свой рабочий день, они могут быть обречены на неудачу. «Многие пытаются планировать свое рабочее время: клеят стикеры, ведут ежедневник, но все дело ограничивается лишь внешней атрибутикой. В итоге мы видим хаос большого количества задач, отсутствие четкого обзора – что сделать в первую, а что во вторую очередь, и в итоге важное теряется. Прежде всего, план дня должен быть где-то в одном месте, предпочтительно в письменном виде, а не в виде «крестиков на руке». Блокнот, ежедневник, Outlook, планшет – все подойдет. Главное, чтобы вам было удобно. Задачи должны быть выстроены по мере важности», – советует Архангельский.

Ошибка №3: Отсутствие четкой цели

Самое главное в выстраивании стратегии своего рабочего времени, по мнению Глеба Архангельского – это обозначить цель (или несколько целей). «До того как вы открыли ежедневник, нужно ответить на самый главный вопрос: а чего я хочу от жизни. Постановка целей должна стать первичной. Цели нужно сформулировать, написать, сделать четкими. Затем нужно понять, какими путями двигаться к этим целям, и составить примерный график их достижения. Ежедневники, планы и графики – это все вторично. Важно найти свои жизненные цели, а затем уже максимально четко и грамотно распределить время для их достижения».

Ошибка №4: Неправильная расстановка приоритетов

Допустим, что вы сформулировали свои главные долгосрочные жизненные цели и ориентиры, но при этом забыли один важный момент. «Многие ставят перед собой несколько глобальных целей одновременно и пытаются их поразить одинаково успешно. Но это невозможно. Нельзя добиться всех поставленных целей на одинаково высоком уровне и работать над ними одновременно эффективно.

Вы можете потратить много сил, но в итоге добиться немного от этой цели, немного от другой и так далее. Всем хочется одновременно быть успешными во многих областях, но физически это не осуществимо, практика это четко показывает. Нужно расставить приоритеты и решить для себя: какие из целей более важные и требуют сосредоточиться на них в первую очередь, а какие могут подождать», – уверен Архангельский.

Ошибка№5: Откладывать неприятные дела на потом

В девяноста случаев из ста сложную и объемную работу мы откладываем «на потом», вплоть до того момента, когда ее нужно срочно сдавать, и тогда наступает цейтнот. При этом даже если вы успеваете все сделать в срок, из-за аврального характера работы часто теряется ее качество. «Чем более растянутый у вас дедлайн и чем масштабнее задача, тем труднее заставить себя ее осуществить, – считает Глеб Архангельский. – Самый эффективный способ – разбить ее на части и каждый день выполнять определенный участок работы. Главное – правильно «дозировать» объем, чтобы работы было не слишком много, но и не слишком мало (иначе вы не будете видеть прогресса и, соответственно, потеряете стимул)».

Ошибка№6: Неумение себя мотивировать

Самое сложное – это грамотная мотивация. Любая работа состоит из приятных дел, не очень приятных и совсем неприятных – рутинных, которые совсем не хочется делать. В двух последних случаях требуется себя не просто «заставить» (иначе результат работы может быть непредсказуемым), а именно мотивировать. В подобной ситуации Глеб Архангельский советует прибегать к различным психологическим хитростям. «В психологии есть такое понятие – «якорь». Это любая материальная привязка (музыка, цвет, слово, движение, ритуал), связанная с определенным эмоциональным состоянием. Иногда, для того, чтобы настроить себя на выполнение задачи, достаточно «включить» нужный материальный якорь и ввести себя в определенное эмоциональное состояние. Очень часто помогает музыка, которая для многих служит отличным «якорем». Попробуйте привязать различную музыку к различным типам задач. А для кого-то «настройкой» на работу является определенный ритуал – чашка кофе или чая», – советует Глеб Архангельский.

Еще один прекрасный способ – умение себя поощрить. Разбейте работу на несколько участков и назначьте себе за прохождение каждого этапа небольшую приятную награду. «Маленькие радости» за каждый пройденный этап мотивируют гораздо лучше, чем ожидаемые долгосрочные результаты».

Ошибка№7: Неправильно организованный отдых на работе

Одной из самых явных и частых причин неэффективного труда является неправильный отдых на работе. «У нас люди на работе часто отдыхают много и неправильно: зависают на полчаса-час в социальных сетях и думают, что они тем самым «переключаются». Но это самое большое заблуждение», – считает Архангельский. По его мнению, организация отдыха должна быть подчинена двум главным принципам: ритмичность и максимальное переключение. «Оптимальный график – полтора часа работы, затем 5-7 минут отдыха. При этом нужно максимально переключаться: вышел на улицу, помахал руками, размял суставы, покрутил головой. Чем более кардинальным будет переключение, тем более эффективной последующая работа. Самое главное – приучить себя во время отдыха не думать о работе».